Conceito de Sistemas Colaborativos
Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos seus usuários formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes e que as formas de interação aconteçam tanto ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com isso que o objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo espaço físico e o tempo (CAMARGO, KHOURI, GIAROLA, 2005).
A Figura 01 mostra de forma esquemática a estrutura de um Sistema Colaborativo
Figura 01: Estrutura de um Sistema Colaborativo – Fonte: CAMARGO, 2004 p. 4
Existem vários termos para designar Sistemas Colaborativos, porém a idéia principal ou objetivo desses sistemas continuam sendo os mesmos, que é o suporte e a promoção da colaboração. Um termo muito utilizado no mercado de sistemas colaborativos é o Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo) e software (programas de computação). Outro termo também utilizado para se referir aos sistemas colaborativos, citado por Sarmento, são os Sistemas Workflow. Um jargão muito usado para designar Sistemas Colaborativos, se refere ao acrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative Work – Trabalho Cooperativo Apoiado por Computador). Há muitos outros sinônimos, tais como: Online Collaboration, Web Collaboration, Colaboração Online, Collaboration tools, Colaboração via web, Ambiente de Colaboração, Ambiente Colaborativo, etc.
Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundo Coleman, David (1997):
. Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo – Ferramentas para publicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos na elaboração do conteúdo.
. Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento – Ferramentas
de armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito.
de armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito.
. Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing) –Ferramentas
de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.
de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.
. Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools) –Ferramentas
para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:
para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:
– Gerenciamento distribuído de projetos.
– Local de trabalho virtual
– Processos e workflow
– Local de trabalho virtual
– Processos e workflow
. CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM) – Ferramentas para auxilio a processos de venda e atendimento a clientes.
. Portais e Comunidades On-line – Ferramentas
para comunidade virtuais para troca de informações e idéias.
para comunidade virtuais para troca de informações e idéias.
. Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless – Ferramentas
para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram
com as demais soluções de colaboração.
para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram
com as demais soluções de colaboração.
Formas de Interação e comunicação dos Sistemas Colaborativos
De acordo com o site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware), as ferramentas de colaboração (sistemas colaborativos) são classificadas de acordo com o lugar das interações (presenciais ou à distância) e o tempo (síncronas ou assíncronas).
Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo de resposta imediato, conforme a Figura 02. Por exemplo, mensagens instantâneas (ICQ, Messenger), conferências e videoconferências.
Figura 02: Ferramentas Síncronas
– Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8
Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta curto ou imediato, como mostra a Figura 03. Os e-mails e os fóruns de discussão são ótimos exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e calendários (Groupware) também são consideradas ferramentas assíncronas.
Figura 03: Ferramentas Assíncronas
– Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8
A Tabela 01 mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas de interação dos Sistemas Colaborativos.
Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos
| ||
Ao mesmo Tempo“Síncrono”
|
Em tempo diferente“Assíncrono”
| |
Mesmo
lugar (colaboração local) |
|
|
Lugar
diferente (colaboração à distância) |
|
|
Tabela 01: Formas de
interação dos Sistemas Colaborativos
interação dos Sistemas Colaborativos
Características dos Sistemas Colaborativos
“Na economia da informação, obter, distribuir conhecimento e inteligência e reforçar a colaboração em grupo têm-se tornado vitais para a inovação e sobrevivência organizacionais” (Laudon, 2004).
Segundo Laudon (2004), as empresas estão cada vez mais dependentes de Sistemas Colaborativos, devido ao excelente desempenho, que, aliado ao uso de forma consciente, tem proporcionado bons resultados nos negócios e nos processos empresariais. Acredita-se que sistemas de colaboração facilitam o uso da informação e da gestão do conhecimento, servindo de suporte à informação e ao trabalho do conhecimento. Essa base de conhecimento consiste basicamente em:
. Conhecimento interno estruturado ou explícito: manuais de produtos e relatórios de pesquisas;
. Conhecimento externo: concorrentes, produtos e mercados, incluindo inteligência competitiva;
. Conhecimento informal interno: aquele que está na mente dos funcionários.
. Conhecimento externo: concorrentes, produtos e mercados, incluindo inteligência competitiva;
. Conhecimento informal interno: aquele que está na mente dos funcionários.
As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintes definições:
. Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dos dados e conhecimento;
. Integração do trabalho dos
manipuladores da informação em todos os níveis e funções da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo usuário;
manipuladores da informação em todos os níveis e funções da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo usuário;
. Integração da organização com o meio externo,
como: clientes, fornecedores, órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc;
como: clientes, fornecedores, órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc;
. Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos;
. Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos;
. Facilitar a comunicação de voz e dados para
indivíduos internos e externos a organização;
indivíduos internos e externos a organização;
. Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos
e das informações sobre usuários, clientes e fornecedores.
e das informações sobre usuários, clientes e fornecedores.
Funcionalidades de um Sistema Colaborativo
Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas acima, são enquadradas em formas de itens ou componentes que compõem um Sistema Colaborativo. Portanto, um Sistema Colaborativo deve ser composto basicamente pelos seguintes componentes:Agenda, Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo Conferência, Reuniões Virtuais,Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Bate papo, Correio Eletrônico, Co-autoria de Documentos, Fluxo de trabalho (Workflow) e Geradores de Formulários. É importante frisar que um Sistema Colaborativo pode ser formado por todos esses itens ou por partes deles, a escolha destes dependerá da necessidade da organização. Seguem abaixo as descrições destes componentes:
Agenda
Capacidade para efetuar a criação de agendas individuais, por equipes ou corporativas, incluindo opções de reserva de salas, horários e recursos necessários à interação entre a equipe. Repositório central de contatos com informações de todas as entidades e pessoas que se relacionam com a equipe, incluindo o armazenamento de nomes de organizações e pessoas, telefones, contas de e-mails e demais atributos de interesse para esse tipo de cadastro.
Repositório de documentos
Repositório central de arquivos, que fornece segurança no armazenamento, acesso a dados, controle de versões e facilita o uso e a manipulação por múltiplos usuários.
Áudio e Vídeo Conferência
A áudio e vídeo conferência são formas de se estabelecer uma comunicação síncrona (em tempo real) para pessoas ou grupos de pessoas que estão geograficamente distantes. A áudio conferência pode ser realizada através de sistemas de áudio, como aparelho telefônico com viva voz ou por conexão de rede, através da tecnologia VOIP (Comunicação de voz sobre o protocolo IP). A vídeo conferência é um conjunto formado pela transmissão de áudio e imagens de forma sincronizada, podendo também permitir o envio de dados. Sistemas Colaborativos devem permitir o uso destas duas formas de comunicação.
Reuniões Virtuais
Utilizando os recursos de áudio e vídeo conferência é possível realizar reunião com um grupo de pessoas geograficamente distantes, compartilhar o conteúdo da apresentação do discurso para todos os membros presentes, com transmissão de voz juntamente com dados mostrados na tela simultaneamente.
Suporte a decisão
Por oferecer recursos de conhecimento e inteligência, que podem facilmente ser consultados, (desde que a informação disponível esteja bem estruturada), proporcionam agilidade na tomada de decisão.
Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que dão suporte a decisão.
Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que dão suporte a decisão.
Fóruns de discussão
Ferramentas que dão ao usuário a possibilidade de realizar debates em grupos sobre determinados assuntos de forma assíncrona e encadeada.
Bate papo
Mais conhecido como Chat ou messaging permite a troca de mensagens instantâneas através da rede a qual o sistema colaborativo esta conectado. Solução rápida e de baixo custo para pessoas que se encontram geograficamente distantes.
Correio Eletrônico
O correio eletrônico tornou-se uma ferramenta básica de comunicação, praticamente todas as organizações já se adaptaram ao uso desta tecnologia. É considerada uma ferramenta de colaboração para grupos, sendo necessário, no entanto, tomar alguns cuidados, pois o uso indevido pode acarretar sérios problemas, como o recebimento de mensagens indesejáveis, que podem trazer riscos ao sistema, além da sobrecarga gerada pelo envio e recebimento destes tipos de mensagens.
CO – Autoria de documentos
É comum a necessidade de múltiplos usuários trabalharem sobre o mesmo documento. A maioria dos sistemas colaborativos foram projetados para suprir essa necessidade. Eles permitem um controle de edição de documentos, uma vez que um usuário tenha editado um arquivo, este ficara indisponível para outros usuários editarem, até que esse usuário o libere para aprovação ou edição por parte de outras pessoas.
Fluxo de Trabalho (WorkFlow)
Os sistemas colaborativos possuem a capacidade de controlar e gerenciar o fluxo de trabalho, ou seja, aqueles que exigem a necessidade de tramitação de processos. Essa tramitação consiste em um conjunto de possíveis estados do processo, aliado às regras de transição entre estados.
Geradores de Formulários
É comum aos sistemas colaborativos disponibilizarem recursos de montagem de formulários. Isto é, uma forma de padronização no fornecimento das informações, onde os usuários, ao invés de produzir um novo documento, preenchem um formulário preestabelecido. Essa funcionalidade promove ganhos na qualidade e tempo nos processos de Workflow.
Nenhum comentário:
Postar um comentário